Esta declaración de Derechos y Responsabilidades es realizada por el VDACS en su propio nombre y en el de todos los organismos públicos dentro de la agencia que están sujetos a (i) el requisito contenido en § 2.2-3704.1 del Código de Virginia relativo a poner a disposición del público un aviso de derechos y responsabilidades con respecto a la Ley de Libertad de Información de Virginia y publicar un enlace a dicha información en la página de inicio de la agencia de su sitio web y (ii) el requisito contenido en § 2.2-3704.2 del Código de Virginia para designar e identificar públicamente a uno o más funcionarios de la Ley de Libertad de Información.
La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), § 2.2-3700 y siguientes del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.
Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de, un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.
El propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal y a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.
- Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
- Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
- Si cree que se violaron sus derechos de FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o circuito para obligar al cumplimiento de la FOIA. Alternativamente, puede comunicar con el Consejo de la FOIA para obtener una opinión consultiva no vinculante.
- Puede aplicar registros por correo, fax o email de EE. UU.; en persona; o por teléfono.
- La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito ni que indique específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA. Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud poner su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos brinda una declaración clara de los registros que está aplicar para que no malentendió sobre una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si elige no ponerla por escrito.
- Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable". No se refiere ni limita el volumen o la cantidad de registros que está aplicar; en cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
- Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de VDACS, ni requiere que VDACS cree un registro que no existe.
- Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato empleado por VDACS en el curso regular de los negocios. Por ejemplo, si aplicar registros mantenidos en una base de datos u hoja de cálculo, puede optar por recibir esos registros electrónicamente o recibir una copia impresa de esos registros.
- Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.
Puede haber un costo asociado con los registros que aplicar. Consulte los costos a continuación.
Envíe todas las solicitudes escritas de FOIA a:
Virginia Department of Agriculture and Consumer Services
Attn: Kevin Schmidt, Room 214
102 Governor Street
Richmond, VA 23219
- VDACS debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "Día Uno" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
- El motivo detrás de su solicitud de registros públicos de VDACS es irrelevante y no tiene que indicar por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que VDACS le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
- La FOIA requiere que VDACS haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
- Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
- Retenemos todos los registros que aplicar, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si se retienen todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen y establecer la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
- Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que puede ser retenida y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados.
- Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
- Si es prácticamente imposible que VDACS responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
- Si realiza una solicitud de una gran cantidad de registros y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de los 12 días hábiles sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos aplicar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción de los registros antes de ir a la corte para aplicar más tiempo.
- Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, duplicación, suministro o búsqueda de registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia.
- Es posible que deba pagar por los registros que aplicar a VDACS. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Generalmente, VDACS no cobra por solicitudes de rutina; sin embargo, VDACS se reserva el derecho de cobrar según lo permitido por la FOIA por solicitudes inusualmente voluminosas, que consumen mucho tiempo o frecuentes. Como regla general, VDACS no cobrará por una solicitud que se estime en menos de $200; Sin embargo, los custodios de registros pueden optar por cobrar a un solicitante que realiza numerosas solicitudes frecuentes que se estiman en menos de $200. El costo del tiempo del personal dedicado a acceder, duplicar, suministrar o buscar registros variará dependiendo de si las actividades requeridas para responder a una solicitud son administrativas o más complejas. Para las actividades administrativas, incluida la recopilación de registros que responden a una solicitud y el escaneo de documentos, la tarifa cobrada será el menor del costo real por cada empleado que realice cualquiera de estas actividades o una tarifa administrativa combinada. Para actividades más complejas, como la exención o la revisión programática, la agencia cobrará la tarifa más baja posible para el personal calificado apropiado, independientemente del miembro del personal calificado que realice la revisión.
- Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le aplicar que pague un depósito, que no exceda el monto de la cotización, antes de continuar con su solicitud. Los cinco días que VDACS tiene para responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que aplicar un depósito y el momento en que responde.
- Puede aplicar que calculemos por adelantado los cargos por proporcionar los registros que aplicar. Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud para reducir los costos estimados.
- Si nos debe dinero de una solicitud de FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, VDACS puede requerir el pago de la factura vencida antes de que respondamos a su nueva solicitud de FOIA.
El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. Por lo general, VDACS retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:
- Sección 22-37051(1) relativo a los registros de personal
- Sección 22-37051(2) Relacionado con registros sujetos al privilegio abogado-cliente
- Sección 22-37057(2) relativo a los documentos de trabajo y la correspondencia de la Oficina del Gobernador
- Sección 2.2-4342 relativos a los registros relativos a las operaciones de contratación pública
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Sección 3.2-103 que requiere que el Comisionado de Agricultura y Servicios al Consumidor retenga los siguientes registros:
- Horarios de trabajo para la inspección reglamentaria
- Secretos comerciales e información comercial o financiera suministrada por personas o entidades comerciales al Departamento
- Reportes de infracciones penales hechas al Departamento por personas ajenas al Departamento
- Registros de investigaciones activas hasta que se cierren las investigaciones
- Registros financieros de los solicitantes de asistencia de la Cuenta Rotativa de Préstamos Agrícolas de Virginia, excepto aquellos registros que de otro modo serían de dominio público
- Declaraciones de impuestos requeridas por las juntas de productos agrícolas establecidas de conformidad con este título en la medida necesaria para proteger la privacidad de los contribuyentes individuales
- Sección 3.2-3908 relacionados con secretos comerciales y otra información de conformidad con la Ley de Control de Pesticidas de Virginia
- Sección 3.2-4115(D) relacionada con registros, datos e información presentados en apoyo de una solicitud de registro presentada de conformidad con la Ley de Cáñamo Industrial de Virginia.
Para aplicar registros de una división u oficina específica de VDACS, comunicar con el contacto de FOIA correspondiente a continuación:
Para obtener licencias y calificaciones/inspecciones, comunicar con:
Olivia Wilson
Correo electrónico: Olivia.Wilson@vdacs.virginia.gov
Teléfono: 804.786.2112
Fax: 804.225.4434
Para inspecciones, regular licencias o registros, comunicar con:
Joel Maddux
Correo electrónico: joel.Maddux@vdacs.virginia.gov
Teléfono: 804.786.0240
Fax: 804.371.8372
Para registros, listados, solicitudes y acuerdos de subvenciones y juntas de productos básicos, comunicar con:
William P. Scruggs
Correo electrónico: Bill.Scruggs@vdacs.virginia.gov
Teléfono: 804.371.6098
Celda: 804.363.9279
Fax: 804.225.4434
Para obtener contratos, políticas, cotizaciones, finanzas e información de agencias sobre Virginia Beer Distribution Company y Virginia Wine Distribution Company, comunicar con:
William Jennings
Correo electrónico: william.jennings@vdacs.virginia.gov
Teléfono: 804.786.3523
Fax: 804.371.7479
Para obtener registros relacionados con comunicados de prensa, problemas de medios y consultas de medios, comunicar con:
Michael Wallace
Correo electrónico: michael.wallace@vdacs.virginia.gov
Teléfono: 804.786.1904
Fax: 804.371.7679
Para todos los demás registros, póngase en contacto con:
Kevin Schmidt
Correo electrónico: kevin.schmidt@vdacs.virginia.gov
Teléfono: 804.786.1346
Fax: 804.371.7679
El Consejo Asesor de Libertad de Información de Virginia tiene experiencia en la resolución de disputas relacionadas con la FOIA. Se puede contactar con el Consejo de Libertad de Información en:
Para proporcionar comentarios al Consejo Asesor de Libertad de Información sobre la calidad de la asistencia brindada por VDACS, complete el Formulario de comentarios públicos de Requster.